Wanneer werknemers bovengemiddeld vaak verzuimen, kost dat je organisatie een hoop geld. Een ziekmelding van één dag kost al gemiddeld 250 tot 400 euro. Gezien de gemiddelde verzuimperiode 8 dagen is, komt dat neer op minimaal 2000 euro per verzuimende medewerker per keer.
Om frequent ziekteverzuim terug te dringen, is het belangrijk een verzuimgesprek te voeren met de betreffende werknemer. Tijdens dit gesprek ontdek je wat je als werkgever kunt doen om het verzuim terug te dringen en de werknemer te helpen. Dit gesprek is bedoeld om het verzuim zelf op te vangen - bijvoorbeeld door overdrachten te regelen en afspraken te verzetten - maar ook om verzuim in de toekomst te voorkomen of te reduceren.
Wat is een verzuimgesprek?
Als een werknemer zich relatief vaak kortdurend ziek meldt, noemen we dit ook wel kort frequent verzuim. Er zijn heel wat redenen waarom een medewerker bovengemiddeld vaak verzuimt. Soms heeft dit te maken met de fysieke gezondheid, maar soms ook met mentale problemen, privéproblemen of moeilijkheden op het werk. Door een verzuimgesprek in te plannen met de werknemer, kun je samen ontdekken hoe je het verzuim kunt verhelpen en in de toekomst kunt terugdringen.
Een verzuimgesprek is niet bedoeld om de werknemer onder druk te zetten, maar om begrip te tonen voor diens situatie. Je laat dus zien dat je de werknemer wilt ondersteunen en helpen. Het doel: de inzetbaarheid van de werknemer op de lange termijn vergroten. Dit is goed voor de werknemer zelf én voor de organisatie als geheel.
Wat zijn de regels van een verzuimgesprek?
Tijdens een verzuimgesprek moet je als werkgever aan diverse regels voldoen. Hieronder ontdek je wat deze regels zijn.
Wat mag niet tijdens een verzuimgesprek?
Je mag als werkgever niet zomaar vragen waarom de werknemer zich ziek meldt of wat de aard van zijn of haar ziekte is. Ook mag je geen medische informatie vastleggen, medisch advies geven of een diagnose of waardeoordeel stellen. Wel mag de werknemer uit zichzelf vertellen waarom die zich regelmatig ziek meldt. Maar als de werknemer dit niet wil, mag die hier niet toe worden verplicht. De rechten van een werknemer bij een verzuimgesprek zijn wettelijk vastgelegd. Het is belangrijk hier als werkgever rekening mee te houden, zodat je de wet niet overtreedt.
Wat mag wel tijdens een verzuimgesprek?
Er zijn natuurlijk ook zaken waar je als werkgever wél naar mag vragen. Je mag bijvoorbeeld vragen naar het telefoonnummer of het (verpleeg)adres waarop de werknemer te bereiken is. Ook mag je vragen naar:
- De vermoedelijke duur van het verzuim;
- De werkzaamheden die mogelijk moeten worden overgedragen;
- De afspraken die in de agenda staan;
- Informatie over de Ziektewet en of de werknemer hieronder valt;
- Informatie over een eventueel arbeidsongeval of verkeersongeval dat met de ziekmelding te maken heeft.
Hoe voer je een goed verzuimgesprek?
Hieronder ontdek je stap voor stap hoe je een verzuimgesprek voert dat volgens de regels verloopt.
1. Denk vanuit een win-win-situatie
Het doel van een verzuimgesprek is tweeledig. Allereerst wil je dat de werknemer zich goed in zijn of haar vel voelt en dat frequent kortdurend verzuim niet langer nodig is. Ten tweede wil je kosten besparen op dit verzuim en de werknemer optimaal inzetbaar houden. Het verzuimgesprek is dus bedoeld om zowel jezelf als de werknemer te helpen en te bevoordelen.
2. Bied een luisterend oor aan de werknemer
Tijdens het verzuimgesprek mag je niet zomaar naar medische informatie vragen, maar je mag de werknemer wel vragen of die je wil vertellen wat er aan de hand is. Of de werknemer dat ook doet, is zijn of haar keus. Over het algemeen zijn werknemers prima bereid hierover te praten. Ze zijn er zelf immers ook bij gebaat hun inzetbaarheid te vergroten.
Vraag de werknemer ook gerust hoe het met hem of haar gaat. Je laat daarmee zien dat je meeleeft en dat je empathie hebt. Ook laat je zien dat je de werknemer niet veroordeelt, maar dat je juist klaar staat om hulp en ondersteuning te bieden.
3. Vraag informatie over de duur van het verzuim
Je wilt natuurlijk graag weten wanneer de werknemer weer volledig inzetbaar is. Vraag daarom gerust hoe lang het ongeveer duurt voor de werknemer verwacht terug te keren. Vaak vindt deze terugkeer plaats binnen 8 dagen, omdat dit het landelijk gemiddelde is. Je weet daardoor waar je aan toe bent en kunt meteen met de werknemer overleggen of er werkzaamheden moeten worden overgedragen en of er afspraken moeten worden verzet.
4. Zoek samen naar een oplossing
Wanneer een werknemer regelmatig verzuimt, is het nuttig dit in het gesprek te benoemen. Breng dus gerust ter sprake dat het je opvalt dat er bovengemiddeld vaak ziek gemeld wordt. Probeer niet meteen een oordeel te vellen, maar vraag wat jij als werkgever kunt doen om de werknemer hierin te ondersteunen.
Frequente ziekmelding heeft in 25% van de gevallen te maken met het werk zelf. Dat betekent dat je hier als werkgever significant invloed op kunt uitoefenen. Zo kun je de werknemer helpen om de werkdruk te verlagen, beter te leren omgaan met stress of conflicten op de werkvloer op te lossen.
Een vraag die je de werknemer kunt stellen, is: “Wat kan ik als werkgever doen om je inzetbaarheid te vergroten en ziekmelding in de toekomst te voorkomen of te verminderen?” Vaak heeft een werknemer hier wel een antwoord op klaar. Zo niet, onthoud dan dat je hem of haar niet zomaar kunt dwingen. Wel kun je de werknemer aanraden om een bezoek aan de bedrijfsarts of arboarts te brengen. Die kan dan medisch onderzoeken wat er aan de hand is en aan de hand daarvan een advies opstellen.
5. Maak concrete afspraken
Het is belangrijk dat je tijdens het verzuimgesprek concrete afspraken maakt met de zieke werknemer. Zo weet je beiden waar je aan toe bent en wat je van elkaar mag verwachten. Maak ook alvast een vervolgafspraak wanneer je verwacht dat het verzuim wat langer duurt. Je blijf je in contact en houd je een vinger aan de pols. Hierdoor kun je tijdig bijsturen en de beslissing nemen om een bedrijfsarts in te schakelen, mocht dit nodig zijn.
6. Maak het traject meetbaar
Om een goed beeld te krijgen van de frequentie van het verzuim en de duur hiervan, is het slim om het verzuimtraject meetbaar te maken. Je krijgt daardoor een goed beeld van hoe vaak iemand verzuimt en hoe lang dit verzuim gemiddeld duurt. Op basis hiervan kun je een dossier opstellen dat in de toekomst van nut is. De bedrijfsarts kan hier bijvoorbeeld waardevolle informatie uit halen. Ook kan dit je helpen tijdens het aanpakken van langdurige arbeidsongeschiktheid in een later stadium.
Verzuimgesprek voeren? CEREO helpt je verder
Wil je meer tips over het volgen van een goed verzuimgesprek? En ben je benieuwd wat je kunt doen om verzuim binnen je organisatie terug te dringen? Dan gaat CEREO graag vrijblijvend met je in gesprek over de mogelijkheden.
CEREO is een landelijk centrum voor loopbaanontwikkeling en biedt cursussen, servicepakketten en advies aan op het gebied verzuimreductie en het opstellen van een professioneel verzuimbeleid. Meer weten over de mogelijkheden? Neem dan contact op voor een adviesgesprek en ontdek wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen.