Wil je meer grip krijgen op ziekmeldingen binnen je organisatie? Dan is het raadzaam een goed verzuimprotocol op te stellen. In dit protocol beschrijf je stap voor stap hoe een ziekmelding in zijn werk gaat en welke instanties hierbij betrokken zijn. Hierdoor weten zowel de werknemer als de werkgever wat hun rechten en plichten zijn en welke stappen er tijdens het verzuimtraject van hen worden verwacht.
Wat is een verzuimprotocol?
In een verzuimprotocol staan de procedures beschreven die in werking treden bij de ziekmelding van een werknemer. Er moeten na een ziekmelding nogal wat zaken geregeld worden. Dat geldt voor alle soorten ziekteverzuim, zowel kortdurend als langdurend.
Dankzij een verzuimprotocol weten zowel de werknemer als de werkgever waar ze aan toe zijn wanneer er sprake is van ziekmelding. Dit voorkomt vergissingen en fouten en zorgt voor een gestroomlijnde procedure. Handig voor jezelf, maar ook voor externe partners, zoals de bedrijfsarts, de arbodienst en UWV.
Wat staat er in een verzuimprotocol?
Je kunt als werkgever zelf een verzuimprotocol opstellen. Let er wel goed op dat deze aan de wettelijke regels voldoet. Je kunt de regels voor verzuim en ziekmelding vinden in de Wet verbetering poortwachter (Wvp). Het is verstandig je protocol in te richten op basis van deze Wvp, aangevuld met de afspraken die je met de arbodienst of de bedrijfsarts hebt gemaakt.
De belangrijkste onderdelen van een verzuimprotocol zijn als volgt:
1. Regels omtrent ziekmelding
Een ziekmelding klinkt simpel, maar moet aan duidelijke regels voldoen. Beschrijf daarom in het verzuimprotocol hoe een werknemer zich ziek moet melden, hoe laat die dit moet doen en bij wie. Je kunt bijvoorbeeld opschrijven dat de ziekmelding uiterlijk een half uur voor aanvang van het werk telefonisch wordt doorgegeven aan de directe leidinggevende.
Schrijf tevens in het protocol welke informatie de werknemer moet doorgeven tijdens de ziekmelding. Je kunt hierdoor goed inschatten welke maatregelen er nodig zijn om de werknemer te helpen en eventuele vervanging te regelen op de werkvloer. Voorbeelden van informatie die de werknemer kan verstrekken, vind je in de lijst hieronder:
- Hoe lang verwacht de werknemer ongeveer ziek te zijn?
- Wat kan de werkgever doen om de zieke werknemer te helpen?
- Op welk adres en via welk telefoonnummer is de werknemer te bereiken?
- Voor welke werkzaamheden is tijdelijke vervanging nodig?
- Zijn er belangrijke afspraken met klanten of collega’s die moeten worden verzet?
- Is er sprake van arbeidsongeschiktheid veroorzaakt door bedrijfsongeval of een ongeluk waarbij een derde de veroorzaker is?
- Valt de werknemer onder het vangnet van de Ziektewet?
Als werkgever kun je deze informatie vervolgens doorgeven aan de bedrijfsarts of de arbodienst. Houd er rekening mee dat een werknemer niet verplicht is om te vertellen wat die mankeert. Dit is een kwestie van privacy en dat dien je als werkgever te respecteren. Mocht de werknemer hier vrijblijvend iets over willen zeggen, dan staat dat hem of haar natuurlijk vrij.
2. Vervolgstappen na ziekmelding
Na de ziekmelding treden er diverse vervolgstappen in werking. Deze stappen staan duidelijk beschreven in de Wet verbetering poortwachter (Wvp). Ook in de afspraken die met de arbodienst of de bedrijfsarts zijn gemaakt, vind je enkele van deze stappen terug.
Vervolgstappen voor het eerste jaar ziekte
- De ziekmelding dient uiterlijk binnen één week te worden gemeld bij de arbodienst of de bedrijfsarts.
- Na een ziekte van zes weken of langer, moet er een probleemanalyse worden opgesteld. Dit gebeurt in samenwerking met de arbodienst of de bedrijfsarts. In deze probleemanalyse staat beschreven waarom de werknemer niet meer kan werken, wat de herstelmogelijkheden zijn en wanneer het werk (vermoedelijk) deels of geheel kan worden hervat.
- Binnen acht weken na de ziekmelding (of binnen twee weken na het opstellen van de probleemanalyse) stellen werkgever en werknemer een Plan van Aanpak (PvA) op waarin staat beschreven hoe ze de werknemer weer aan het werk gaan helpen. Dit plan is onderdeel van het zogenaamde re-integratiedossier.
- Het re-integratiedossier wordt vanaf dat moment aangevuld zodra er relevante ontwikkelingen plaatsvinden rondom het verzuim of het verloop van de ziekte.
- De voortgang van langdurig verzuim wordt elke zes weken tussen werknemer en werkgever besproken.
- Werkgever en werknemer wijzen samen een zogenaamde casemanager aan. Deze casemanager is verantwoordelijk voor de uitvoering van het eerder opgestelde Plan van Aanpak.
- Als de werknemer na 42 weken nog steeds ziek is, meldt de werkgever dit bij UWV.
Vervolgstappen na een jaar ziekte
- Tussen week 46 en week 52 van het verzuim, vindt een eerstejaarsevaluatie plaats. Hierin wordt het afgelopen jaar geëvalueerd en worden er doelen gesteld voor een beoogde re-integratie in het tweede ziektejaar. Over het algemeen start in het tweede ziektejaar het tweede spoor-traject.
- Als de werknemer na twintig maanden nog steeds niet in staat is om volledig te werken, stelt de werkgever samen met de werknemer een re-integratieverslag op met daarin alle concrete afspraken rondom de geplande werkhervatting.
- Als de werknemer in week 87 van het verzuim nog steeds niet aan het werk kan, ontvangt die een zogenaamd WIA-formulier van UWV. Dit formulier moet binnen drie weken ingevuld worden teruggezonden. UWV beoordeelt op basis hiervan het re-integratieverslag en regelt vervolgens een WIA-keuring. Als aan alle voorwaarden is voldaan, volgt daarop een WIA-uitkering.
Jobcarving en jobcreation
Beschrijf in het verzuimprotocol dat je als werkgever alles in het werk stelt om passende arbeid te vinden binnen de eigen organisatie voor de zieke werknemer. Dit kan bereikt worden door de fysieke of mentale belasting van de functie aan te passen op de fysieke of mentale belastbaarheid van de medewerker. Ook kan ervoor worden gekozen een andere werkplek in te richten.
Het proces om binnen de eigen organisatie passend werk te vinden wordt ook wel jobcarving of jobcreation genoemd. Lukt dit niet, dan is re-integratie tweede spoor een alternatieve mogelijkheid om de werknemer alsnog te helpen re-integreren. Dit is een verplicht onderdeel van een re-integratietraject.
Loondoorbetalingsplicht
Als werkgever ben je verplicht om het loon van een zieke werknemer door te betalen. Dit gaat vaak om een loondoorbetaling van 70%, maar soms ook om een loondoorbetaling van 100% in het eerste verzuimjaar. De hoogte van de loondoorbetaling is afhankelijk van wat er in de cao of het arbeidscontract staat. Beschrijf de regels die binnen jouw organisatie gelden duidelijk in het verzuimprotocol, zodat ook de werknemer weet waar die financieel aan toe is.
3. Rechten en plichten van de werknemer
Een verzuimprotocol biedt een helder overzicht van de rechten en plichten van de werknemer. Zo is de werknemer verplicht om mee te werken aan de re-integratie en het bijbehorende Plan van Aanpak (PvA). Ook is de werknemer verplicht om passend, vervangend werk te accepteren.
Los van deze plichten, heeft de werknemer ook aanvullende rechten. Zo mag die te allen tijde zelf het initiatief nemen om een spreekuur te bezoeken bij de bedrijfsarts of de arbodienst. Ook mag die een second opinion aanvragen wanneer die het niet eens is met de uitspraak van de arts over zijn of haar gezondheidstoestand. Deze aanvraag kan worden gedaan bij onder andere UWV.
Bereikbaarheid tijdens ziekte
Wanneer een werknemer ziek is, is die mogelijk minder goed bereikbaar. Toch is bereikbaarheid een plicht. Het is namelijk belangrijk om contact te onderhouden over het verloop van de ziekte en de mogelijkheid tot re-integratie. Wanneer de medewerker gebeld wordt door de arbodienst of wanneer er een huisbezoek door de arts plaatsvindt, moet de medewerker hier dus voor beschikbaar zijn.
Om misverstanden in de communicatie te voorkomen, is de werknemer verplicht om een tijdelijke of permanente adreswijziging of verblijf binnen 24 uur door te geven aan zowel de leidinggevende als de arbodienst.
4. Herstel en betermelding
Het is voor werknemers fijn om te weten hoe ze zich beter kunnen melden. Beschrijf dus in het verzuimprotocol waar, wanneer en hoe dat bij voorkeur plaatsvindt. Dit kan bijvoorbeeld telefonisch een dag van tevoren bij de directe leidinggevende. Wanneer er sprake is van betermelding na langdurige ziekte, is het verstandig om in overleg met de werknemer meteen contact op te nemen met de instanties die bij de re-integratie betrokken zijn. Ook dient het verzuimdossier na betermelding te worden geactualiseerd.
5. Overige zaken
Vermeldt ten slotte de volgende zaken in het verzuimprotocol:
- De regels over ziek melden vanuit het buitenland.
- De regels voor ziek melden en op vakantie gaan.
- De regels voor het doorlopen van een klachtenprocedure van de arbodienst.
- De regels omtrent de privacy van de werknemers.
- De sancties die volgen na het niet nakomen van afspraken omtrent verzuim en re-integratie.
Waarom een verzuimprotocol alleen niet voldoende is
Een verzuimprotocol is bedoeld om de regels en richtlijnen van verzuim in kaart te brengen. Het schept duidelijkheid over wat de werkgever van de werknemer mag verwachten en andersom. Ook voorkomt het misverstanden en miscommunicaties en is het een middel waarop je kunt terugvallen wanneer onenigheid dreigt.
Je kunt een verzuimprotocol dus vooral als een gids voor hoe je omgaat met ziekteverzuim. Die gids is echter niet ingericht op het voorkomen of terugdringen van verzuim. Daarom is enkel een verzuimprotocol niet voldoende voor je organisatie. Om verzuim tegen te gaan heb je namelijk een volwaardig verzuimbeleid nodig.
Een volwaardig verzuimbeleid is gericht op concrete, meetbare en specifieke maatregelen waarmee je kortdurend en langdurend verzuim binnen de organisatie stapsgewijs terugdringt. Wil je daar meer over weten? Lees dan ons uitgebreide artikel over het opstellen van een verzuimbeleid en ontdek wat je vandaag nog kunt doen om hiermee te starten.
Hulp nodig bij verzuimprotocol en verzuimbeleid?
Heb je hulp nodig bij het opstellen van een verzuimprotocol of verzuimbeleid? Of zoek je een vaste partner die je helpt om verzuim terug te dringen en de medewerkers binnen je organisatie te helpen groeien? Dan staat Cereo voor je klaar met advies, trainingen en jarenlange ervaring.
Cereo helpt je om grip te krijgen op de ontwikkeling van de mensen binnen je bedrijf. Dat doen we onder meer door coaching en trainingen aan te bieden, re-integratietrajecten op te zetten en arbeidsdeskundig onderzoek te verrichten. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden van een samenwerking? Neem via onderstaande button contact op en stel ons je vraag.
